Microsoft 365 abgesichert und geordnet verwaltet

Eingerichtet ist es schnell. Verwaltet wird es selten.

Microsoft 365 steht in fast jedem Büro. Angelegt wurde es meist nebenbei: Postfächer eingerichtet, Dateien hochgeladen, fertig. Das trägt — bis jemand ausscheidet, bis ein Konto übernommen wird oder bis eine Datei fehlt, die vor Monaten gelöscht wurde.

Was wir übernehmen

Absicherung. Zweiter Faktor für alle, Regeln für Anmeldungen aus dem Ausland, saubere Rechte auf gemeinsamen Ablagen. Der häufigste Schaden entsteht nicht durch eine Lücke bei Microsoft, sondern durch ein Passwort, das jemand anderswo ebenfalls benutzt.

Ordnung in den Ablagen. Wer Zugriff auf welchen Bereich hat, ist bei vertraulichen Unterlagen keine Geschmacksfrage. Wir richten Strukturen ein, die man auch in zwei Jahren noch versteht.

Geordnete Übergaben. Jemand geht — Postfach sichern, Zugriff übergeben, Konto umstellen statt löschen, erst danach abschalten. Ohne diesen Ablauf ist zwei Wochen später eine Freigabe unauffindbar, und niemand kommt mehr daran.

Einrichtung und Umzug. Mit Plan für den Umschaltzeitpunkt, damit niemand mitten in der Woche ohne Mail dasteht.

Der blinde Fleck

Microsoft sichert eure Daten nicht in dem Sinn, den die meisten annehmen. Es gibt Papierkorb und Aufbewahrungsfristen, aber keine Sicherung, die euch nach einem Verschlüsselungsangriff, einem versehentlichen Massenlöschen oder einem übernommenen Konto auf einen Stand von vor drei Wochen zurückbringt.

So steht es in den Bedingungen — gelesen wird das erfahrungsgemäß erst im Ernstfall. Wir ziehen deshalb eine eigene Kopie eurer Postfächer und Ablagen, die denselben Regeln folgt wie alles andere. Nachzulesen auf Backup und Wiederherstellung.

Was du nicht von uns hörst

Dass alles in die Cloud gehört. Manches ja, manches nicht — was besser im Haus bleibt, steht auf Server und Virtualisierung. Wir stellen beide Varianten gegenüber, statt eine davon zur Lehre zu erheben.